Office Administration/Pentadbiran Pejabat







N821-001-3:2020


OFFICE ADMINISTRATION/PENTADBIRAN PEJABAT






Objective :

 


Objektif




    

  • To expose trainees to the business world.
    • 

  • Guide trainees in accordance to field of administration.
    • 

  • Introduce trainees to admin and management roles in any sectors.
    • 

  • Provide trainees with amp training on management skills (human resources, budgets and records, to undertaking the role of supervising other employees) in line with the industry requirement.
    • 





    

  • Untuk mendedahkan pelatih kepada dunia perniagaan.
    • 

  • Membimbing pelatih berdasarkan bidang pentadbiran.
    • 

  • Memperkenalkan pelatih kepada peranan pentadbir dan pengurusan dalam mana-mana sektor.
    • 

  • Menyediakan pelatih dengan latihan amp tentang kemahiran pengurusan (sumber manusia, belanjawan dan rekod, untuk menjalankan peranan menyelia pekerja lain) selaras dengan keperluan industri.
    • 







Curriculum     :

 


Kurikulum


The course curriculum gives priority to learning oriented practical and simple emphasis from the aspect of theoretical learning. The syllabus of this course is adapted from the NOSS program of the Department of Skills Development Malaysia. The content of the curriculum is as follows:

 


1. FRONT OFFICE RECEPTIONS


Attend visitors.


Handle office incoming/outgoing item.


Handle office incoming/outgoing communication.


Record front office reception activities.


2. OFFICE FINANCE HANDLING


Prepare petty cash.


Handle bills collection.


Handle payment vouchers.


Prepare report summary.


3. OFFICE PROCUREMENT HANDLING


Prepare requisition form.


Handle incoming procurement documents.


Handle purchase items.


Coordinate procurement licensing renewal.


Record office procurement handling activities.


4. OFFICE INVENTORY HANDLING


Check office inventory availability.


Perform office inventory requisition.


Perform office inventory issuance.


Record inventory handling activities. 


Monitor office equipment’s movement/transfer & maintenance.


Monitor expired/recycled office items.


5. OFFICE LOGISTIC HANDLING


Arrange staff travel and accommodation.


Coordinate dispatch assignment.


Coordinate meetings/ event arrangement.


Record logistic handling activities.


6. OFFICE DOCUMENTATION PREPARATION


Produce office documents.


Register office documentation.


Print office documents.


Bind office documents.


File office documents.


Maintain office documents.


7. STAFF ADMINISTRATION SUPERVISION


Conduct in-house training.


Perform staff appraisal.


Monitor office waste disposal.


Prepare section budget.


Conduct staff meeting/briefing.


Monitor occupational health, safety, security and environment implementation.


Monitor work flow and work progress.




Kurikulum kursus ini memberi keutamaan kepada pembelajaran yang berorientasikan amali dan penekanan mudah dari aspek pembelajaran teori. Sukatan pelajaran kursus ini diadaptasi daripada program NOSS Jabatan Pembangunan Kemahiran Malaysia. Kandungan kurikulum adalah seperti berikut:


1. RESEPSI PEJABAT HADAPAN


Melayani pelawat.


Mengendalikan barang masuk/keluar pejabat.


Mengendalikan komunikasi masuk/keluar pejabat.


Merekod aktiviti penerimaan pejabat hadapan.


2. PENGENDALIAN KEWANGAN PEJABAT


Sediakan tunai runcit


Mengendalikan kutipan bil.


Mengendalikan baucar pembayaran.


Sediakan ringkasan laporan.


3. PENGENDALIAN PEROLEHAN PEJABAT


Sediakan borang permintaan.


Mengendalikan dokumen perolehan yang masuk.


Mengendalikan barangan pembelian.


Menyelaras pembaharuan perlesenan perolehan.


Merekod aktiviti pengendalian perolehan pejabat.


4. PENGENDALIAN INVENTORI PEJABAT


Semak ketersediaan inventori pejabat.


Melaksanakan permintaan inventori pejabat.


Melaksanakan pengeluaran inventori pejabat.


Merekod aktiviti pengendalian inventori.


Pantau pergerakan/pemindahan & penyelenggaraan peralatan pejabat.


Pantau barangan pejabat yang telah tamat tempoh/kitar semula.


5. PENGENDALIAN LOGISTIK PEJABAT


Mengatur perjalanan dan penginapan kakitangan.


Menyelaraskan tugasan penghantaran.


Menyelaras mesyuarat/ susunan acara.


Merekod aktiviti pengendalian logistik.


6. PENYEDIAAN DOKUMENTASI PEJABAT


Menghasilkan dokumen pejabat.


Mendaftar dokumentasi pejabat.


Cetak dokumen pejabat.


Mengikat dokumen pejabat.


Failkan dokumen pejabat.


Menyelenggara dokumen pejabat.


7. PENYELIAAN PENTADBIRAN STAF


Mengadakan latihan dalaman.


Lakukan penilaian kakitangan.


Pantau pembuangan sisa pejabat.


Sediakan bajet bahagian.


Mengadakan mesyuarat/taklimat kakitangan.


Pantau pelaksanaan kesihatan, keselamatan, keselamatan dan persekitaran pekerjaan.


Pantau aliran kerja dan kemajuan kerja.






Training Methodology       :

 


Metodologi Latihan


Teaching and learning sessions are delivered theoretically, demonstrations, discussion, practical, oral and assessment.
Sesi pengajaran dan pembelajaran disampaikan secara teori, tunjuk cara, perbincangan, amali/amali, lisan dan penilaian.




Training Period  :

 


Tempoh Latihan


21 months + 3 months On Job Training/Internship
21 bulan + 3 bulan latihan industri




Entry Requirements     :

 


Syarat Kemasukan


Can read, write and communicate in BM/BI.

 


Aged 16 years – 45 years.


Boleh membaca, menulis dan berkomunikasi dalam BM/BI.

 


Berumur 16 tahun – 45 tahun.






Assessment          :
Theoretical and practical assessment, final examination.
Penilaian teori dan praktikal, peperiksaan akhir.




Certification       :

 


Persijilan


Sijil Kemahiran Malaysia- Level 3 (SKM 3 which issued by Jabatan Kemahiran Malaysia, Ministry of Human Resource)
Sijil Kemahiran Malaysia- Tahap 3 (SKM 3 yang dikeluarkan oleh Jabatan Kemahiran Malaysia, Kementerian Sumber Manusia)




Programme / Career Pathway

 


Laluan Program/Kerjaya



 




Career Opportunities     :

 


Peluang Kerjaya


Office Manager

 


Office Administrator


Personal Assistant


Front Office Executive


Legal Secretary


Medical Secretary


Pengurus pejabat

 


Pentadbir Pejabat


Pembantu peribadi


Eksekutif Pejabat Hadapan


Setiausaha Undang-undang


Setiausaha Perubatan